Departementasi adalah
aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi
bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan
yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana
kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi
B. Pembagian Departementasi
Macam bentuk departementasi yaitu:
1. Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau
kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan
bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan
tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian
administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi
mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya
atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan
2. Departementasi Devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien
sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk
memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar
organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas
divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan
proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan
produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:
a. Struktur organisasi atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang
berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode
pemasaran sangat berbeda.
b. Struktur organisasi atas dasar wilayah
Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau
menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan
baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi atas dasar langganan
Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.
d. Struktur organisasi atas dasar proses
Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam
departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi
departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan
penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.
e. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical
Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000
ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen
yang lain juga
3. Organisasi Proyek dan Matriks
Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan
dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan
divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya,
organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu
organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang
yang berasal dari sejumlah divisi.
Struktur Organisasi Proyek
Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan
khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para
anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim
dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing –
masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks
Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan
mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai
perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara
vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal,
wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek,
sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang
C. Kebaikan dan Kelemahan
1. Departementasi Fungsional
Kebaikan :
1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.
2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
3. Memusatkan keahlian organisasi.
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak
5. Tugasnya jelas
6. Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak
7. Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas
8. Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan
Kelemahan :
1. Menciptakan konflik antar fungsi.
2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.
3. Umpan balik yang lambat.
4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.
5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
6. Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas
7. Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem
8. Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki
2. Departementasi Devisional
Kebaikan :
1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan
memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.
2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.
3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.
4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan
lingkungan divisi yang khas
5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian
dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.
6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.
7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
Kelemahan :
1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya
perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.
2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi
biaya overhead perusahaan.
4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.
5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu
6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga
terjadi pengulangan dalam pengatasannya
7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi
8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka
membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal
3. Organisasi Proyek dan Matriks
Kebaikan :
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.
2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas
kepada organisasi.
3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas
pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya
membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.
4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan
dan orientasi proyek.
5. Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional
6. Menekankan pada teknik dan pasar
7. Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik
dan pemasaran
Kelemahan :
1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.
4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.
5. Sangat mahal untuk di implementasikan.
6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
7. Sangat mahal
8. Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor.